19 октября компания Simply Good Software представила систему Papirus.net. Максим Нальский, создатель системы, заявил, что электронная почта, которой до сих по старинке пользуется большинство компаний, не лучший вариант для деловых коммуникаций. Почтовые ящики перегружены спамом и сообщениями не по адресу – например, когда сотрудника ставят в копию «на всякий случай». В итоге почтовые ящики настолько загружены сообщениями, что не позволяют контролировать, что, кому и когда было поручено. Зачастую полезная и нужная информация в этом потоке может остаться незамеченной или попросту удаленной.
«По подсчетам американских социологов, в настоящее время на каждый служебный аккаунт электронной почты ежедневно приходит около 110 писем. Таким образом, среднестатистический сотрудник тратит почти треть своего рабочего времени на разбор входящей корреспонденции в своем почтовом ящике. Это слишком много», — считает Нальский.
Для решения данной проблемы Нальский и его американские коллеги из Simply Good Software в 2010 году начали разработку системы деловых коммуникаций – Papirus.net. Система, предоставляемая по модели SaaS, позволяет не только сократить количество сообщений, приходящих к каждому адресату, но и структурировать коммуникации.
В течение двух лет система проходила тестирование, за время которого к сервису подключилось 14 тыс. пользователей. 40% из них используют Papirus.net в организациях с числом сотрудников более ста человек.
Работа с Papirus.net происходит через веб-интерфейс, доступны также мобильные приложения для iOS, Android и Windows Phone. Для организаций с числом пользователей менее 25 регистрация в системе бесплатна, общий объем данных таком случае не должен превышать 1 Гбайт, а размер одного файла – 5 Мбайт. Премиум-аккаунт, в котором отсутствуют ограничения по объему данных и числу пользователей, стоит 5 долл. в месяц за одного пользователя. Передается информация в зашифрованном виде, хранится на серверах в США.
.jpg)
Любое новое сообщение в Papirus.net отправляется в рамках определенной задачи, в которой установлен ответственный исполнитель и контрольный срок. Каждой задаче автоматически присваивается номер, что позволяет при возникновении конфликтов достаточно быстро определить, кто и на каком этапе совершил ошибку.
В «Совкомбанке» решили использовать Papirus.net два года назад, когда система находилась еще в бета-версии. На данный момент более 40% всех бизнес-процессов банка проходит в Papirus.net, системой пользуются более 4 тыс. сотрудников по всей стране.
«Во внутренних бизнес-коммуникациях очень важен процесс согласования решений, который, как правило, является многоступенчатым. В ситуации, когда ваши коллеги работают не в одном офисе, а в представительствах по всей стране, этот процесс может затягиваться, а значит, напрямую влиять на бизнес», — пояснила Юлия Аксенова, начальник отдела внутреннего контроля «Совкомбанка».
По ее словам, Papirus.net сделал процедуру согласования решений более простой и понятной.
«На мой взгляд, Papirus.net соответствует основным тенденциям развития бизнес-процессов, среди которых удаленная самостоятельная работа, доступ к данным и работа с ними с одного устройства, постоянное обновление информации, хранение данных в облаке. Поэтому я для своей работы уже давно использую эту систему», — заявил Алексей Гостомельский, генеральный директор Центра трансфера технологий РАН и «Роснано».