Умение абстрагироваться от постоянных напоминаний и всплывающих окон, которые в большом количестве генерируются сегодняшними приложениями, и сосредоточиться на том, что действительно ценно для вашей работы и карьеры в целом, приобретает исключительную важность.
Такой вывод делает Джослин Глей, помогающая людям выделять для себя самое главное, заниматься творческой деятельностью и акцентировать в своей повседневной жизни внимание на действительно нужных вещах. Ее новая книга называется «Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done» («Отпишитесь: как избавиться от беспокойства, преодолеть зависимость от электронной почты и начать заниматься реальным делом»).
«Я часто подчеркиваю, что мы живем в эпоху отвлекающих факторов, когда умение управлять своим вниманием превращается в конкурентное преимущество», – отмечает Глей, которая занимает сразу несколько должностей, в том числе должность редактора и директора 99u – образовательного и исследовательского ресурса платформы Behance, которую компания Adobe предлагает людям творческих профессий.
Глей редактировала ряд книг, посвященных повышению производительности труда, тайм-менеджменту и совершенствованию предпринимательских качеств творческих профессионалов, в том числе и издание «Manage Your Day-To-Day: Build Your Routine, Find Your Focus & Sharpen Your Creative Mind» («Управляйте своими повседневными делами: планируйте день, определяйте цели и совершенствуйте творческие способности»).
Глей дает советы, как совладать с отвлекающими факторами современной жизни и зависимостью от технических средств. У нее уже есть свои поклонники, которым нравятся ее публикации, посвященные управлению людскими ресурсами и производительностью труда. Она весьма востребована в качестве выступающего и гостя различных передач.
Почему людям нужна помощь, понять несложно. Офисные работники проверяют электронную почту в среднем 74 раза в день и затрачивают на это около 30% своего рабочего времени. Групповые чаты наподобие Slack упрощают коллективное общение в реальном времени, а также отправку мгновенных сообщений конкретному получателю, но вместе с тем мешают полностью сконцентрироваться на работе.
Глей привела результаты исследования, согласно которому менеджеры проводят на встречах в среднем два дня в неделю (4,2 года жизни!), и большинство из них не возьмется утверждать, что это время расходуется с пользой.
Чтобы стать хозяином, а не рабом своего цифрового рабочего места, вы должны понимать, что постоянное переключение с одной задачи на другую сильно нагружает мозг. Прервав свою основную работу, чтобы проверить электронную почту, вы после этого потратите примерно 25 минут, чтобы вернуться в свое нормальное рабочее состояние.
Исследования показывают: перемешивание просмотра электронной почты с другими рабочими задачами снижает ваш IQ примерно на 10%.
Потери при таком положении весьма велики. «Сегодня фильтры внимания легко могут быть перегружены, – отметил когнитивный психолог Дэниел Левитин в своей работе «The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload» («Организованный менталитет: рациональное мышление в эпоху информационных перегрузок»). – Люди обеспеченные готовы за помощь платить, они нанимают специалистов, помогающих им сузить фильтр своего внимания. К числу таких людей относятся руководители компаний, политические лидеры, звезды эстрады и кинозвезды. Им имеет смысл держать целый штат помощников, что позволяет заметно расширить границы их собственного мозга».
Оставшиеся – в том числе и многие управленцы – вынуждены полагаться лишь на собственные силы, и именно для них Глей написала книгу, посвященную электронной почте.
Работая в 99u, Глей много расспрашивала артистов, учащихся и предпринимателей о том, как удалось им воплотить в жизнь свои замыслы. Особый интерес вызывало то, как управляют они своим вниманием, своим временем, своей энергией. Многое объяснялось большой автономией этих людей – они были индивидуальными предпринимателями, занимались малым бизнесом и им приходилось самостоятельно управлять временем, выстраивать самим свой рабочий день, бизнес и карьеру.
«Электронную почту вполне можно рассматривать как мощный и целостный инструмент, отвлекающий людей от производительного труда, – указывает Глей. – Одним из эффективных подходов к управлению электронной почтой является отказ от получения рассылок. В краткой форме (всего на 200 страницах с иллюстрациями и текстом, отпечатанным не таким уже мелким шрифтом), доступным и обыденным языком Глей рассказывает, как нужно себя психологически настраивать, выстраивает фундаментальные стратегии для достижения поставленных целей и предлагает практические советы и сценарии».
Глей четко разъясняет, чем обусловлено наше маниакальное стремление регулярно проверять электронную почту. По сути, это система случайных поощрений, имеющая тот же механизм, который психолог Б.Ф.Скиннер использовал в экспериментах с крысами.
После нажатий на рычаг крыса Скиннера получала вкусный подарок. При этом выяснилось, что мотивация у крыс становилась значительно выше, если приз появлялся через случайные, а не регулярные (например, через каждые 10 нажатий рычага) интервалы. Поощрение им нравилось, а его нерегулярный характер заставлял их трудиться с удвоенной силой.
Аналогичным образом работает и электронная почта. Большая ее часть (особенно на работе) скучна и рутинна. «Но время от времени вы получаете что-то действительно волнующее – например, письмо от давно забытого друга, – объясняет Глей. – Эти случайные награды редкими искрами разбавляют череду скучных уведомлений и утомительных запросов».
Когда вы поймете, что увязли в технических инструментах, попробуйте определить, что для вас важно, что от вас требуется делать и какие стратегии для этого лучше использовать. Пока вы не наметите для себя конкретные цели и не начнете делать то, что нужно, отказаться от постоянного просмотра электронной почты будет очень сложно.
Глей дает совет, который, должно быть, хорошо знаком всем, кто читает литературу по тайм-менеджменту и организационной эффективности: составьте перечень того, что вы хотите сделать. Сформулируйте важные для себя цели на ближайшие три месяца, ограничив список тремя-четырьмя пунктами. Держите его перед глазами и помните о нем, просматривая электронную почту. В конце же рабочего дня составьте план мероприятий на следующий день.
Поставьте электронную почту себе на службу
Для повышения эффективности работы с электронной почтой Глей предлагает различные способы проверки писем и ответа на них. Основная идея здесь заключается в «пакетном» обслуживании или проверке электронной почты в небольшие получасовые отрезки, распределенные в течение дня. Это позволит избежать непроизводительных затрат времени и потерь, связанных с постоянным переключением при многозадачной обработке.
Еще Глей предлагает разбить свои контакты на группы: VIP-клиенты, ключевые коллеги, с кем вы работаете бок о бок, веселые люди и друзья, способные внести изюминку в ваш рабочий день, а также «потенциально важные» отправители и получатели, которые в перспективе могут превратиться в будущих клиентов или коллег. Все прочие «случайные» контакты, не заслуживающие затрат вашего ценного времени, должны располагаться на более низких уровнях.
Чем важнее сегмент, тем меньше людей он охватывает. Самый ценный сегмент должен включать в себя минимальное число контактов, но на вопросы этих людей нужно отвечать как можно быстрее. Целостная система поможет вам оперативно расставить приоритеты, выделив срочные и важные письма. На все остальные не стоит тратить время.
Отсутствие неохваченных вашим вниманием писем в папке «Входящие» не должно становиться целью.
Кроме того, при ответе на электронные письма Глей призывает учесть так называемую склонность к негативному восприятию. Читатель зачастую склонен воспринимать письмо в гораздо более негативном свете, чем это задумывалось его автором. Скорее всего причиной становится отсутствие социальных сигналов, к которым прежде всего следует отнести тон голоса и выражение лица.
Другими словами, если вы настроены умеренно позитивно, ваши слова будут восприняты нейтрально, если же письмо носит нейтральный тон, то с большой долей вероятности оно будет воспринято негативно. Поэтому если вы, например, в письме критикуете коллег за их работу, подбирайте слова очень тщательно. Возможно, начать следует с чего-нибудь позитивного. В сложных ситуациях имеет смысл просто провести видеоконференцию или позвонить по телефону.
«Электронная почта является воплощением всей той борьбы, которую мы вынуждены вести с технологиями, – подчеркнула Глей. – Психология зависимости от электронной почты точно так же распространяется и на социальные сети и на другие приложения и инструменты. Понимая, как нужно «обращаться» с электронной почтой, вы можете перенести эту модель и на другие приложения».
На работе необходимо заранее продумать, как вы будете реагировать на сообщения других людей, чтобы не тратить на это время в моменты нахождения в групповом чате. Срочно отвечать на каждое письмо или сообщение совершенно необязательно.
«Люди, умеющие управлять своим вниманием, имеют реальные конкурентные преимущества, поскольку могут сосредоточиться на действительно важных вещах и идти вперед к своим целям», – подчеркнула Глей.
Рекомендации и техники освоения цифровых инструментов и повышения эффективности повседневной деятельности
В своих работах, в том числе в книгах «Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done» и «Manage Your Day-To-Day: Build Your Routine, Find Your Focus & Sharpen Your Creative Mind» Джослин Глей предлагает воспользоваться следующими советами, упражнениями и техниками.
- Подумайте о том, чем вы действительно хотите заниматься, о вещах, которые должны быть ориентиром в вашей карьере или бизнесе, и сформулируйте две-три цели, которых желательно достичь в ближайшие три месяца.
- По возможности начинайте свой день с решения самых важных задач, помогающих вам в достижении своих целей.
- Выделяйте для проверки электронной почты по полчаса несколько раз в день.
- Поскольку сейчас все чаще просматривают электронную почту на мобильных телефонах, перед отправкой сообщения убедитесь в том, что оно не является чересчур длинным и громоздким.
- Отрывайтесь от экрана. Спланируйте, когда вы будете выходить на связь, а когда заниматься другими делами. Физически покидайте свое место, чтобы работа шла и на уровне подсознания.
