Интеграция корпоративных средств коммуникации, от телефонии до электронной почты, систем организации конференций и мгновенного обмена сообщениями имеет определяющее значение для создания более функциональной среды совместной работы, позволяющей повысить производительность. Но развертывание систем унифицированных коммуникаций (unified communications) и управление ими могут оказаться очень сложными.

Исследования показывают, что в современных условиях организация, в среднем, поддерживает одновременно более шести видов коммуникационных устройств и более четырех коммуникационных приложений. В среднем, ИТ-отделу требуется три дня на установку и конфигурацию коммуникационных устройств и приложений для каждого нового сотрудника.

Но с установкой проблемы вовсе не заканчиваются. Каждодневная регулировка деятельности сложной "экосистемы коммуникаций", объединяющей каталоги, электронную почту, а также средства обеспечения мобильности, мгновенного обмена сообщениями, IP-телефонии и другие составляющие системы унифицированных коммуникаций, требует немалого времени и затрат, и зачастую ими управляют как разрозненными локальными системами, а не как интегрированным и централизованным решением.

По мере все более широкого распространения идей унифицированных коммуникаций, а также с расширением возможностей управления, с повышением сложности и неотъемлемых от этого рисков для инфраструктуры крайне важно найти способ упростить управление этими приложениями.

Главное – это централизованное администрирование, позволяющее организации предоставлять системы связи и приложения совместной работы и управлять ими в рамках единой платформы. Используя один и тот же инструментарий для управления различными коммуникационными средами, ИТ-отдел может увеличить производительность своей работы и быстрее добиться отдачи от инвестиций при развертывании приложений.

Не меньшее значение имеет и автоматизация. Как уже отмечалось, для того чтобы установить и настроить все необходимое для работы нового сотрудника, организации в среднем требуется 72 часа (с того момента, как отдел кадров даст соответствующее указание и до того момента, как он сможет приступить к работе), и зачастую приходится использовать разные инструменты для конфигурирования среды Microsoft Outlook и коммуникационной среды на смартфоне. За счет автоматизации этого процесса организации могут сократить время установки и настройки решений до нескольких секунд. Организовав должным образом эту работу, ИТ-отдел может передавать выполнение ставших элементарными процедур другим людям, например отделу кадров или менеджеру регионального офиса.

Автоматизация процессов выделения коммуникационных ресурсов и управления пользователями, приложениями и устройствами позволяет значительно уменьшить число ошибок, время простоя и затраты на администрирование, в то же время существенно увеличив производительность, уровень безопасности и контроля.

Поскольку каждое коммуникационное приложение связано с каталогом, многие ИТ-администраторы в конечном счете обращаются к тем или иным серверам, чтобы внести изменения, необходимые для создания или удаления пользователя или для решения других задач ИТ. Распространение неавторизованных изменений – первая причина будущих простоев, в первую очередь из-за ошибочного конфигурирования серверов неопытными сотрудниками ИТ-подразделения. Централизованное решение, гарантирующее корректную процедуру для каждой операции, значительно сократит текущие расходы и число ошибок, совершаемых людьми.

На рынке появляется все больше продуктов, которые обещают помочь снизить затраты на реализацию и поддержку приложений унифицированных коммуникаций. Однако не все из них предоставляют спектр возможностей, требуемых для эффективного объединения унифицированных коммуникаций. Необходимо обратить внимание на следующие основные моменты.

Автоматизация предоставления коммуникационных ресурсов. За счет использования программного обеспечения, которое автоматизирует развертывание приложений, организации могут сэкономить время и уменьшить число ошибок. Обратите внимание на решение, предлагающее следующие возможности автоматизации.

• Управление идентификационными данными (пользователей) в различных приложениях.
• Предварительно определенные шаблоны для быстрого выделения коммуникационных ресурсов.
• Инструментальные средства для массового выделения ресурсов.
• Мониторинг состояния приложений.
• Эффективное резервирование емкости и контроль.
• Аналитика.

Делегированное администрирование. Наилучшие решения для управления коммуникациями позволяют ИТ-администраторам делегировать управление другим ИТ-администраторам с учетом их местонахождения или функций. Система, которая может предоставлять автоматизированные возможности самоуправления через Web-порталы, позволяет создавать различные типы администраторов с учетом их роли, местонахождения и прав доступа пользователей.

Самообслуживание. Web-порталы самообслуживания автоматизируют и упрощают общие операции, предоставляя пользователям удобный и недорогой способ производить поиск и устранение неисправностей, а также управлять своими собственными сервисами. При такой организации дел даже неопытные ИТ-администраторы смогут управлять важными приложениями, не взаимодействуя напрямую с базовыми серверами ИТ-инфраструктуры предприятия, а пользователи — самостоятельно решать такие задачи, как изменение паролей, конфигурирование Outlook или мобильных устройств, установка новых приложений и контроль своих списков рассылки. Web-портал управления с дружественным к пользователям интерфейсом и онлайн-поддержкой также помогает уменьшить объем обучения.

Управление устройствами. Решение для управления унифицированными коммуникациями должно предлагать возможности управления устройствами, чтобы гарантировать контроль и безопасность, а также увеличить эффективность работы и сократить время простоя устройств. Некоторые решения позволяют обновлять устройства "по воздуху", не требуя от конечных пользователей усилий и траты времени. Они также дают возможность "уничтожить" информацию на потерянном или украденном устройстве, благодаря чему важные документы не попадут в чужие руки.

Безопасность. Наилучшие решения не требуют вмешательства в корпоративную инфраструктуру, а размещаются на основе существующей инфраструктуры, не меняя ее. Более того, крайне важно предоставить ИТ-администраторам, руководителям подразделений и сотрудникам всеобъемлющий и в то же время дружественный к пользователю интерфейс управления, который автоматизирует решение задач управления коммуникационными ресурсами и гарантирует выполнение соответствующих ИТ-политик.

Расширяемость. При постоянно развивающейся технологии и меняющихся требованиях компании крайне важно использовать решение, которое можно легко наращивать по мере роста потребностей. Лучше выбрать приложение, способное поддерживать сторонние интерфейсные и базовые приложения, причем предпочтительнее использовать стандартные API и комплекты разработчиков (SDK), с помощью которых пользователь в случае необходимости может сделать дополнительные расширения своего коммуникационного "портфеля".

Развертывая единое решение, которое объединяет приложения унифицированных коммуникаций, предприятия могут увеличить производительность работы, снизить стоимость владения и уменьшить нагрузку на ИТ-отделы.

Франсуа Депейрас – вице-президент компании Ensim по маркетингу и альянсам.