Развитие электронного документооборота в России. В поисках лучших решений
Развитие электронного документооборота в России. В поисках лучших решений

По мнению экспертов, Россия может быстрее западных стран внедрять новые технологии и переходить на новые системы электронного документооборота — потому что здесь они стали использоваться позже


23:51 06.01.2018  (обновлено: 13:25 09.01.2018)   |  Мелиса Савина |  Computerworld Россия

|   1063 прочтения



Ежегодная конференция Docflow Pro по традиции была посвящена технологиям управления бизнес-информацией и автоматизации управления для руководителей бизнеса, служб ИТ, финансовых департаментов, бухгалтерий и других заказчиков информационных систем.

 

Руководитель исследований облачных сервисов в IDC Россия/СНГ Дмитрий Гаврилов рассказал о цифровой трансформации документооборота. Он выделил несколько уровней зрелости соответствующих процессов. Первый этап — это ручные процессы. В ручных процессах используются бумажные носители и ручной ввод данных, они характеризуется высоким уровнем незащищенности. Далее идут более структурированные базовые процессы, использующие ручное извлечение информации. Следующий уровень — интеллектуальные процессы, подразумевающие интеллектуальное сканирование, более высокий уровень структурированности и улучшение контроля и безопасности. Затем — связанные процессы, в опирающиеся на так называемую третью технологическую платформу, а барьеры, препятствующие документообороту, устранены. Высший уровень — комплексные процессы с автоматизацией подразделений, максимальным использованием передовых технологий и минимальным — ручного труда. Большинство компаний пока находятся в начале пути: 34,0% используют ручные процессы и 31,1% — базовые; интеллектуальные процессы идут в 15,4% компаний, связанные — в 12% и комплексные — только в 7,4%.

Российский рынок ПО управления контентом (ECM) Гаврилов подразделил на следующие сегменты: промышленность (25%), государство (23%), финансовые услуги (16%) и др. (36%). В промышленности используется внутренний документооборот, для которого характерны расширение функционала СЭД и интеграция СЭД с транзакционными системами. Последняя включает в себя информационную систему управления предприятием, автоматизированные системы проектирования и складской учет. Государство во внешнем и внутреннем документооборотах развивает межведомственный документооборот, расширяет сети МФЦ, добавляет дополнительные госуслуги и информационную систему судов. В сегменте финансовых услуг во внешнем документообороте используются клиентские электронные досье, автоматизация выдачи кредитов и мобильные приложения.

Гаврилов обозначил основные тенденции развития цифрового документооборота. По его словам, к ним относятся интеллектуальный сбор данных (очистка и обогащение данных, обработка и хранение неструктурированных данных), использование третьей технологической платформы (мобильные технологии, большие данные, облачные сервисы) и сбор и обработка информации на месте (мобильные транзакции, цифровая подпись). В качестве рекомендаций для цифровой трансформации он предложил следующие поэтапные действия. Во-первых, необходимо провести подготовительные мероприятия (анализ инфраструктуры, выявление проблем и оценка зрелости документооборота). Во-вторых, следует заняться цифровыми инициативами (запланировать основополагающие проекты). В-третьих, найти области применения этих технологий в организации (оценить внедрения в масштабах предприятия и сконцентрироваться на процессах, которые обеспечат максимальный возврат инвестиций).

Олег Бейлезон, руководитель направления Alfresco компании «Логика бизнеса», рассказал о пятерке наиболее актуальных задач в области ECM, стоящие перед организациями в 2017 году, которые были выявлены компанией путем опроса. Ими оказались создание единого архива документов организации, договорной документооборот, перевод бумажных документов в электронный вид (сканирование и ретроконверсия), обеспечение конфиденциальности, внешний и внутренний юридически значимый электронный документооборот. Он сравнил результаты с показателями 2013 года. Тогда на первом месте был договорной документооборот, на втором — проектный, на третьем — кадровый, на четвертом и пятом — внутренний и внешний юридически значимый электронный документооборот. Таким образом, сделал вывод Бейлезон, за четыре года в компаниях вырос приоритет создания единого архива и произошла рефлексия по поводу обеспечения безопасности.

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», проанализировал тенденции в области электронного документооборота в России и Европе и пришел к выводу, что они совпадают. К таким тенденциям он отнес создание единой системы документооборота в компании, появление новых задач, которые раньше к документообороту не относились, централизация и масштабирование системы, кластеризация, использование пользовательских интерфейсов и их максимальное упрощение, импортозамещение и стремление перевести юридически значимый документооборот в электронный вид, а также запрос у бизнеса на исследования экспериментально-научного характера в области искусственного интеллекта. Андреев также отметил, что Россия может быстрее западных стран внедрять новые технологии и переходить на новые системы, потому что здесь они стали использоваться позже, чем в Европе, соответственно, европейским странам сложнее обновлять и менять то, что у них уже давно установлено.

Директор по развитию M-Files в России Светлин Савов посвятил свое выступление интеллектуальной обработке информации. По его словам, ее основными изъянами являются множество мест хранения данных, что приводит к долгому поиску нужных сведений (до 30% рабочего времени), и сложность информационных систем, из-за чего работа с ними становится неудобной. Разрешить эти трудности Савов предлагает с помощью организации информации по содержанию, а не по месту хранения, использования простого интерфейса и легкого поиска, единого доступа к базе данных и использования технологий искусственного интеллекта.

Во время круглого стола, посвященного проблемам организации эффективного юридически значимого документооборота, среди прочих обсуждаемых вопросов наиболее острым оказался вопрос использования облачной электронной подписи. Дело в том, что в компании помимо ее владельца к ней могут иметь доступ секретарь или бухгалтер, что может вести к ошибочному подписанию тех или иных документов. Если же у них нет к ней доступа, то он всегда все равно есть у администратора. Участники круглого стола пришли к выводу, что ключ к подписи должен быть у одного человека, его нельзя распространять. Другие лица могут пользоваться им по доверенности. Также для нее и простой подписи можно создать специальные правила, определяющие, кто и в каких ситуациях может их использовать.

Обсуждался вопрос и о том, какие электронные документы считать юридически значимыми. Участники дискуссии решили, что об этом с каждым контрагентом необходимо заключать юридически правильное соглашение. Вообще один из главных вывод круглого стола – это необходимость хорошей нормативно-правовой подготовки при переходе на электронный юридически значимый документооборот.

Управляющий партнер компании CryptoDNA Кирилл Шмидт рассказал о том, как, по его мнению, может пригодиться блокчейн в электронном документообороте. Спикер охарактеризовал блокчейн как сочетание технологий, которые обеспечивают неизменность данных, и экономических стимулов внедрения основанных на этих технологиях решений. Благодаря этому у него есть следующие преимущества:

  • автономность;
  • децентрализованность (систему невозможно взломать, и у нее нет издержек, например, не надо платить контрагенту);
  • неизменность информации (документ «не помнется», никто не сможет дописать лишнего);
  • прослеживаемость операций (в системе всегда можно увидеть, кто что и когда изменил;
  • одна «точка правды» (в «обычной» жизни у бухгалтерии один вариант результатов продаж, у топ-менеджеров — другой и т.д.).

При этом, конечно же, технология имеет и свои недостатки. Та же неизменность информации в иных случаях оборачивается минусом — нельзя записать даже действительно необходимые и всеми признанные правки. Есть проблемы и с конфиденциальностью данных, и отсутствием нормативной базы, которое не позволяет уверенно использовать технологию. Понимая влияние изъянов технологии, следует использовать тот или иной ее вариант. Это может быть публичный блокчейн (такой, например, как тот, что положен в основу биткойна), где каждый записывает блоки информации и каждый может прочитать. Приватный блокчейн, где каждый записывает, но далеко не всякий имеет доступ к чтению (можно применять в госуслугах). Наконец, корпоративной блокчейн, когда есть ограничения как на запись, так и на чтение информации. Чем более открыт блокчейн, тем он безопаснее (информацию невозможно изменить). Однако чем более он закрыт, тем он подконтрольней, меньше потребляет ресурсов, легче устанавливается. При этом теряется неизменность и с нею — безопасность. Но можно попробовать найти компромисс, считает Шмидт; один из предложенных им подходов — «фотографировать» состояние системы на корпоративном блокчейне и отправлять «снимок» в базу данных на публичном блокчейне в целях безопасности.


Теги: Системы управления документооборотом IDC Электронная подпись Цифровая трансформация Docflow Блокчейн
На ту же тему: