Чем глубже мобильные устройства проникают в нашу жизнь, тем сложнее становится отделить рабочее время от свободного. Вопросу о том, кому и насколько необходимо такое разделение, и действительно ли оно важно, посвятила свой очередной семинар компания «ИнтерТраст». Особое внимание на нем было уделено применению мобильных клиентов в СЭД, проблемам использования мобильных решений.
Достоинства планшетных компьютеров, удобных в эксплуатации, эргономичных и интуитивно понятных, стали очевидны всем, кто с ними сталкивается, — от руководителей высшего звена до технического персонала и специалистов по документообороту, и это делает внедрение мобильных технологий все более актуальным. По мнению открывшего семинар Дмитрия Тарасова, генерального директора компании Tarasov Mobile, сегодня мобильные приложения уже не просто оказывают влияние на ИТ в целом, но определяют модель потребления и обработки информации пользователями, как на персональном уровне, так и в бизнес-процессах предприятий самого разного профиля и масштаба. Системы, не имеющие мобильного клиента или веб-доступа, уже не могут быть лидерами и считаться полноценными. Поэтому рынок мобильных приложений непрерывно растет.
Обсуждая, кому, когда и какие мобильные приложения нужны в повседневной деятельности, участники семинара сделали вывод, что наибольшей популярностью сегодня пользуются приложения, позволяющие всегда и везде быть в курсе того, что происходит в компании, и не допускать хаоса в делах. А нужны они чаще всего «людям в полях», агентам, консультантам и торговым представителям, или руководству компаний, позволяя сэкономить время и средства на поездках, предоставляя большую личную свободу – возможность эффективной удаленной работы, а также значительно повышая скорость принятия решений, независимо от места нахождения руководителя или сотрудника. Это могут быть отдельные мобильные приложения или мобильные клиенты действующих в компании систем. При мобильном электронном документообороте, когда необходимо обеспечивать определенный уровень безопасности, возможность электронно-цифровой подписи, а кроме того, учитывать, что работа основана на справочниках и информации, хранящихся в базовой корпоративной системе, для организации удаленной работы с документами обычно используется мобильный клиент корпоративной системы компании. «Любые мобильные приложения и мобильные клиенты появляются не как самостоятельные единицы, а как развитие имеющихся в компании корпоративных систем, в том числе и систем ЭДО», — считает Алексей Теляковский, директор центра разработок «ИнтерТраста».
Популярность мобильных рабочих мест в системах ЭДО растет. В них заинтересовано прежде всего руководство компаний, желающее иметь доступ к актуальной информации в режиме реального времени. На семинаре компания «ИнтерТраст» продемонстрировала возможности мобильного рабочего места iDocs системы CompanyMedia, работающего с ее версиями, начиная с 3.6, и его модификации iDocsVIP. Интерфейс последней еще более упрощен, рабочие папки визуально стилизованы под папки «бумажного» делопроизводства, и появилась возможность оставлять графические резолюции. Кроме того, компания представила приложение iMeetings для iPad, которое позволяет менеджерам оперативно подготовиться к заседанию или совещанию и участвовать в нем, будучи в командировке или на выездном мероприятии. «Совместная подготовка материалов совещаний и проектов документов, как правило, ведется в СЭД со стационарных рабочих мест (хотя не исключается возможность работы и с мобильного интерфейса), а затем обеспечивается синхронизация всего пакета документов для работы в ходе совещания с мобильного устройства как в «очном», так и в удаленном режиме», — пояснила Ирина Соколова, начальник отдела мобильных устройств компании «ИнтерТраст».
Присутствовавшие отметили, что развитию этой и других мобильных технологий пока препятствуют нерешенные в целом задачи информационной безопасности и специфическая для СЭД проблема юридически значимого электронного документооборота. На семинаре компания «ИнтерТраст» представила свои подходы к решению этих задач. В частности, по мнению Андрея Савкова, инженера отдела установки и сопровождения ПО компании «ИнтерТраст», внедрение системы управления мобильными устройствами (Mobile Device Management, MDM) позволяет вести контроль за их работой и централизованно осуществлять обновление ПО, распространение настроек, обеспечение ИТ-безопасности. В качестве такого инструмента компания выбрала решение MobileIron, поддерживающее концепцию BYOD. Этим продуктом уже воспользовался банк ВТБ, представители которого поделились опытом внедрения и эксплуатации мобильного клиента СЭД, – модуль iDocs работает в рамках всей организации. Решить вопрос использования электронной подписи позволяет дополнительный модуль iDocs-С, в который встроены средства шифрования.
Возможности мобильных решений в плане удовлетворения специфических потребностей достаточно высоки. Модель своей работы постепенно меняют все компании, так как от эффективности и быстроты принятия решений напрямую зависят их финансовые показатели. Перспективы же, по мнению участников семинара, таковы, что вскоре мобильное рабочее место заменит стационарное, независимо от специфики работы. Главное, по мнению присутствовавших, — это чтобы фанатичная привязанность сотрудников к своим мобильным устройствам не мешала их эффективному использованию в рабочих целях.