По данным Gartner, на долю корпоративного документооборота приходится от 5 до 15% общих затрат организации; при этом, добавляют в IDC, их можно сократить на 30%.
Неудивительно, что интерес к оптимизации документооборота увеличивается с каждым годом, соответствующий рынок услуг растет в среднем на 22% ежегодно. По словам директора департамента корпоративных проектов Xerox Россия Игоря Богачева, основная проблема, стоящая перед компанией, стремящейся сократить свои расходы на делопроизводство, состоит в том, что слишком сложно оценить суммарные затраты из-за большого количества документов, которые печатаются в разных отделах, обширного парка техники и т. д. Именно поэтому, считает Богачев, имеет смысл прибегнуть к помощи специалистов таких компаний, как Xerox, сделавших услуги по управлению документооборотом частью своего бизнеса. Сейчас его доля в общем обороте российского отделения компании достигает 12%, а в общемировом обороте Xerox за 2008 год за счет данного направления получено около 25% дохода.
В России услуги по управлению документоемкими бизнес-процессами Xerox предлагает с 1999 года. В 2006 году, с учетом значительно возросшего интереса клиентов к данному виду аутсорсинга, компанией была разработана стратегия продвижения этого направления на отечественном рынке, а сами услуги были адаптированы к российским реалиям. В нынешнем году в Xerox вновь разработали трехлетнюю стратегию развития данного бизнеса, в соответствии с которой, помимо двукратного роста, запланировано географическое расширение (охват всех городов страны с населением от 700 тыс. человек), развитие новых направлений, в частности услуг, связанных с доставкой электронной информации, а также увеличение инвестиций для повышения качества оказываемых услуг.
Свои услуги по управлению документооборотом Xerox предлагает в основном крупным организациям. Интерес среднего и малого бизнеса к этому виду аутсорсинга пока невелик. Сейчас среди клиентов компании – российские банки, например "Альфа-банк", дистрибьюторы, в частности компания "Лудинг", занимающаяся продажей алкогольной и безалкогольной продукции, крупные аудиторские фирмы и др. За 2008 год, по подсчетам Xerox, клиентами компании было напечатано в общей сложности 500 млн страниц.
По оценкам Богачева, на данный момент в России от 500 до 1000 крупных организаций заинтересованы в данном виде услуг. Что касается конкуренции, то до недавнего времени Xerox была практически монополистом на этом рынке. И хотя существуют российские компании, оказывающие похожие услуги, серьезным конкурентом Богачев считает только Hewlett-Packard, сравнительно недавно предложившую своим клиентам аналогичный сервис.
Как сообщил директор департамента консалтинга Xerox Россия Игорь Силицкий, сейчас компания предлагает три основных пакета услуг: управление офисной печатной инфраструктурой, аутсорсинг производства массовой документации и управление документоемкими бизнес-процессами. В рамках первого направления компания предлагает услуги по аудиту офисной инфраструктуры и составлению долгосрочной программы по ее оптимизации. По итогам проверки Xerox заключает с клиентом контракт сроком действия от трех до пяти лет, одним из ключевых пунктов которого является гарантированное достижение результата - снижение издержек и повышение эффективности работы. Второй пакет услуг предназначен организациям с большим объемом печати. Им Xerox предлагает, в частности, управление корпоративными центрами документации, контроль и управление рассылками и т. д. Третье направление включает, помимо аудита осуществляемых в компании бизнес-процессов, услуги по электронной визуализации, управление контентом, как бумажным, так и электронным, и многое другое.