Одним из ключевых докладчиков Docflow 2008 стал Джон Манчини, президент ассоциации AIIM, чье выступление "Контроль + совместная работа. Семь ключевых факторов, изменяющих пейзаж ECM" было посвящено тенденциям и перспективам развития индустрии электронного документооборота и управления информацией. Выступление основывалось на данных, полученных в ходе исследования "AIIM 2008. Состояние отрасли".
AIIM - ассоциация профессионалов, занимающихся вопросами электронного документооборота и управления информацией, насчитывающая в своих рядах свыше 50 тыс. специалистов из более чем 150 стран, представляющих предприятия практически всех секторов мировой экономики. AIIM регулярно проводит аналитические исследования, а также предоставляет своим членам широкие возможности для обучения и профессионального общения.
На вопрос "Насколько управление электронной информацией важно для эффективности работы вашей организации?" почти 90% респондентов ответили, что эта область деятельности крайне важна для работы предприятия, 80% опрошенных оценили эффективность работы с электронной информацией в их организации в диапазоне от 3 до 7 баллов по десятибалльной шкале. Выяснилось также, что в компаниях, где работают 25% опрошенных, нет сотрудников, отвечающих за средства автоматизации оперативного учета. В большинстве же компаний такие сотрудники либо относятся к ИТ-отделу, либо подчиняются непосредственно директору ИТ-департамента. Понятно, что сложно организовать на предприятии эффективную систему оперативного учета, если за это либо вообще никто не отвечает, либо отвечают специалисты, занимающиеся ИТ и не разбирающиеся в оперативном учете. Интересно, что 19% респондентов абсолютно не уверены и 32% лишь отчасти уверены в точности и достоверности имеющейся у них на предприятии электронной информации. По мнению Манчини, понимание проблем налицо, но для их решения не хватает опыта. В этой связи он заметил, что более 70% опрошенных никогда не слышали термина ECM (Enterprise Content Management). Кроме того, 28% респондентов считают, что окупаемость средств, вложенных в ЕСМ, хуже, чем окупаемость других важных инвестиций в ИТ.
Каковы же основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при работе с такими системами? У 41% компаний возникают организационные проблемы, связанные с внедрением и эксплуатацией подобных систем, 36% ощущают недостаток обучения внутри компании. Третья по значимости причина – внутренняя политика компании, несогласованность в работе ее подразделений. Поскольку основное количество проблем, с которыми люди сталкиваются при внедрении ECM, не связано с техническими вопросами, отрасль, по мнению Манчини, можно назвать технологически зрелой.
Кроме того, о зрелости отрасли свидетельствует быстрое распространение Microsoft Office SharePoint Server в корпоративной среде. Что же касается внедрения этого программного продукта, то 32% опрошенных сообщили о том, что решение внедрено хотя бы в одном из подразделений их компании, а 20% ответили, что планируют это сделать в ближайшие несколько месяцев. По сведениям Microsoft, уже проданы лицензии на 100 млн рабочих мест, а выручка от продажи продукта составила около 1 млрд долл.
Тем не менее, пока большинство пользователей видит SharePoint как дополнение к уже имеющемуся программному инструментарию, и только 15% опрошенных имеют четкий план инвестиций в SharePoint и другие ECM-решения.
В своем докладе Манчини подробно остановился на факторах, обуславливающих необходимость внедрения систем потокового ввода документов. Организации приходят к пониманию того, что, несмотря на внедрение электронной системы работы с информацией, большая ее часть все равно распечатывается и становится бумажными документами, которые требуют ввода в электронную систему. Кроме того, корпорация IBM провела исследование, показавшее, насколько большой объем бумажных документов сопровождает основные бизнес-процессы одного крупного американского банка. 60% бумажных документов распечатывалось на основе информации, уже существовавшей в цифровом виде. Еще одна причина - необходимость охраны окружающей среды. Исследования показывают, что офисный работник в США в среднем использует 10 тыс. листов бумаги в год.
Увеличивающейся популярности этих систем способствует также удешевление как аппаратных, так и программных средств потокового ввода данных. Наибольшим спросом пользуются распределенные системы потокового ввода данных, они же, по словам Манчини, наиболее эффективны. Кроме того, сегодня, когда широкое применение получили телефоны с 3-мегапиксельной камерой, пригодной для потокового ввода данных, появилась возможность ввода информации при помощи мобильных устройств.
Примечательно, насколько мало пока при сканировании документов используются различные технологии распознавания информации. OCR (оптическое распознавание символов) используют 31% опрошенных, ICR (интеллектуальное распознавание символов, например, рукописного текста) - 13%, OMR (оптическое распознавание пометок, например, при заполнении анкет) - 11% и только 24% опрошенных используют в работе систему распознавания штрих-кодов.
По мнению Манчини, можно выделить несколько основных моментов, определяющих развитие систем распознавания информации. В США за последние два года произошли значительные изменения в части того, каким образом должна быть представлена электронная информация, чтобы она признавалась судом в качестве доказательства.
Впрочем, это касается не только поиска информации для судов. По данным аналитиков IDC, специалист, работающий с электронной информацией, тратит до 15% своего рабочего времени на ее поиск. Таким образом, специалистам просто необходимо контролировать имеющуюся у них информацию и оптимизировать работу с ней.
Необходимо полнее автоматизировать бизнес-процессы. Анализ сведений о том, каким образом используются различные решения в этой области, показывает, что пользователи только начинают осознавать все возможности этих решений. Показательно, что прежде всего автоматизируются простейшие процессы, осуществляемые в организациях: соблюдение правил внутреннего распорядка, отчеты о затратах, наряды на закупку, учет рабочего времени и тому подобное. По мнению Манчини, это показатель того, что эти технологии еще развиваются и не достигли пика зрелости.
Примечательно, что специалисты, занимающимся потоковым вводом документов, наиболее высоко оценивают сам процесс сканирования. Но как только речь заходит о процессах, в которых участвуют другие сотрудники, выясняется, что эта область требует пристального внимания. В связи с этим Манчини полагает, что производителям стоит обратить внимание на процессы, сопряженные со сканированием: распознавание данных, их индексирование и проверку.
Манчини убежден, что основными причинами повсеместного внедрения ECM прежде всего является осознание необходимости контроля за информацией, организации ее поиска и совместной работы с уже имеющейся информацией.
К сожалению, до настоящего времени существующие на рынке решения использовались в узких областях. По мнению Манчини, настало время, когда решения, предлагаемые отраслью, позволят работать с электронной информацией широкому кругу специалистов, а не только сотрудникам, имеющими на работе дело с электронными документами.
Постепенно сканирование займет такое же место в жизни любого сотрудника, какое сейчас занимает ксерокопирование.
Как подчеркнул Манчини, главное, что определяет конкурентное преимущество компаний, работающих в этой области, это простота и удобство использования предлагаемых решений работающими с ними специалистами. Кроме того, важно научить работников пользоваться новыми технологиями. В связи с этим ассоциация AIIM инвестировала около миллиона долларов в разработку методов обучения специалистов, работающих с ECM.